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随着企事业单位的快速发展，文档以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多重要的信息。而由于电子文档的容易散播性，导致企事业单位在外发给客户或合作伙伴的重要资料，都可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位即要保护自身的利益，同时又想将必要的数据与外界交流，文件外发数据安全便是必不可少的一项措施。
文件外发管理软件主要有如下功能特点：
（一）外发人员身份认证
外发人员在已安装外发管理系统的电脑上，插入已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可进行文件外发。
（二）外发文件身份认证控制
外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同的认证方式；外发文档的访问认证方式：口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。
（三）外发文件阅读权限控制
外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同操作权限。
（四）文件外发管理软件可控制多种权限
包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、防止内容拖拽、拷屏和设置自动销毁等权限。
文件外发管理软件技术优势：采用虚拟盘的方式保护文件安全性的同时，结合HOOK对文件的操作权限进行控制，来实现外发文件的防二次扩散技术。
苏州天锐信息科技有限公司是厦门天锐科技股份有限公司在江苏设立的服务运营中心，是信息安全产品与整体解决方案提供商。公司专注于信息安全领域产品研发，致力于为企事业单位提供专业的信息安全产品、顾问咨询和技术服务。 作为中国数据安全行业的先行者，天锐科技始终以理念创新和技术创新为驱动，以“提升中国信息安全综合防护水平”为使命，拥有与国际先进水平同步的数据加密技术。经过多年的研发积淀和市场积累，形成自身全面又极具竞争优势的天锐绿盾产品体系。天锐科技以数据安全为核心，以自主可控的国密算法应用技术为基础研发的天锐品牌系列涵盖了网络安全、终端安全、数据安全、文档安全等全方位信息安全产品及解决方案，致力于打造高水准的数据安全防护体系，解决大数据安全与文档管理难题，构建安全、高效的信息化办公环境。
